Antes de enviar un correo lo pensarás dos veces gracias a estas reglas básicas que todos deberíamos conocer.
Por Gabriel Moncada Figueroa
A veces estas normas pasan desapercibidas, pero pueden jugarte a favor o en contra, sobre todo a la hora de la relacionarte con compañeros de estudio, profesores, clientes externos o colaboradores de la empresa, por lo que nunca sobra aprender nuevas cosas que de pronto no conocías.
1. Ve al meollo
La información es un arma de doble filo, por lo que sé conciso en el mensaje, pero con un saludo atemporal y despido final, esto hace que el receptor perciba formalidad y respeto en tu mensaje, prestándole mayor importancia y por ende es probable que responda más rápido a tu solicitud. No olvides la buena ortografía y la coherencia de tu mensaje, no trates de involucrar demasiados temas en un mismo correo porque creará confusión al receptor o apatía para leerlo.
2. Un asunto con significado
En el asunto del correo da a entender el contenido del mensaje, expresando si lo que quieres es hacer un pedido, reclamo, ayuda, un proyecto en específico, etcétera; esto para facilitarle el trabajo al receptor de catalogar tu correo y a la hora de buscarlo se le haga más fácil y a ti también.
3. Clasifica tus requisitos
Cuando tu mensaje tiene varias solicitudes o asuntos por tratar, lo mejor es que los enumeres o los catalogues, de esta forma organizas la información, por lo que al receptor se le facilitará responder a todas tus solicitudes.
4. Crea un correo serio
Aunque parezca intrascendente, te pueden catalogar por el nombre que le pongas a tu correo, por lo que no tengas un correo complicado y que exprese algo que no eres por ejemplo: espantapajaros673@hotmail.com. Tampoco lo estés cambiando frecuentemente porque esta será tu marca para todo lo que hagas.
5. Pon el destinatario al finalizar
Cuando acabes de redactar el correo, procura cerciorarte de haber adjuntado todos los archivos correspondientes y revisar que hayas puesto todo el mensaje, después de esto ya puedes poner el destinatario.
6. Ten cuidado con el estilo y formato
Por lo general los correos son considerados medios más discretos y formales, por lo que no te excedas con letra de colores extravagantes o estilos de fuentes ilegibles o muy grandes. Y no olvides que si escribes todo en mayúscula da a entender que estas gritando o quejándote.
7. Pon tu firma
Como parte de estrategia de marketing personal es importante identificarte poniendo cosas elementales como tu profesión o empresa, pero no te excedas con datos superfluos, evita y quita las firmas desde de donde mandaste tu correo como: enviado desde mi iPhone, Blackberry, etc.
8. Evita responder a todos
Cuando te lleguen correos con varios destinatarios, y la respuesta solo van para 2 ó 3 y no para los 40 de la lista no le des a responder a todos, es molesto que a las personas que no tienen nada que ver en el asunto reciban estos mensajes.
9. Responde antes de las 24 horas
La verdadera productividad se basa en hacer las cosas simples de manera rápida, una de ellas es no dejar pasar correos de trabajo o estudio que puedes responder rápidamente, en este caso le permitirá a la otra persona saber lo que opinas acerca del tema en cuestión y que le interesa el trabajo que están desarrollando.
