Estamos en el año 2016 y las empresas siguen usando Windows XP, enviando Faxes e imprimiendo como locos.
Por Gabriel Moncada Figueroa
Los altos mandos de la organización siempre están preocupados por mejorar los distintos procesos para generar utilidades y fortalecerse cada vez más; esto es genial y es lo lógico. Una de las opciones para mejorar los procesos es implementar nuevas tecnologías que permitan agilizar, automatizar y facilitar el trabajo al empleado, aumentando así la productividad.
¿Qué sucede cuando la tecnología nos juega en contra?
Lo normal a la hora de implementar la tecnología en los procesos es pensar que a mayor especificaciones será más redituable a largo plazo, porque no se tendrán que estar renovando constantemente los equipos o software, puesto que las inversiones en este ramo son por lo general muy costosas y lo último que se quiere es volver a invertir en ello.
Para el caso concreto de una de las incongruencias de este afán por mejorar y comprar lo último de lo último sucedió con Windows XP, que salió en el año 2001, y en el año 2003 ya lo podíamos encontrar en la mayoría de empresas colombianas. Algo increíble porque nos mostraba la capacidad de adaptación de estas para poder competir, o… ¿no?.
Lo que en verdad creo que sucedió es que las empresas tenían la necesidad de demostrar que también podían tener esta tecnología increíble, tan increíble que 15 años después se sigue usando, incluso sin tener el adecuado soporte por parte de Microsoft, que desde aquella época ha lanzado más de 3 sistemas operativos.
¿Qué pasa, por qué no se actualizan?
Simple: tenían un monstruo que no sabían domar. Hoy en día realmente están aprovechando esta tecnología para mejorar los procesos, porque una década atrás estaban apenas descubriendo las cualidades de este sistema operativo y ahora no quieren pagar por algo que hará casi lo mismo. Otra razón es la costumbre y resistencia al cambio, porque ya no solo se trata de funcionalidad sino de la seguridad de la información tanto para la empresa como para el cliente. En conclusión estamos siendo muy eficientes al reutilizar por decirlo de alguna manera este sistema, pero nos estamos descuidando de algo primordial como lo es la seguridad y la usabilidad para el usuario.
Esto sucede con otras muchas cosas, las cuales se invierte sin tener claro el propósito que cumplirán y se trabaja sobre la marcha. La solución a esto depende de la necesidad de cada empresa, pero por lo menos se debe tener un plan definido en el que se demuestre el beneficio que traerá y no escatimar en costos, porque los precios por lo general están bien justificados.
Otra de las cosas inverosímiles que se arraigan es no querer cambiar algo porque funciona, como enviar faxes, imprimir todo lo que se nos cruce, porque así se tendrá evidencia y respaldo de las operaciones de la empresa. Es cierto que funcionan, pero no son las formas más eficientes, sobre todo por el cuidado al medio ambiente. Por ejemplo: Las entidades pedían anteriormente evidencia impresa de las operaciones que se hacían en la empresa, pero hoy en día tener estos en formato PDF es totalmente válido. Aquí no aplica el refrán alemán: «Lo que está bien no se arregla». Porque sería como aceptar
Por último lo que falta es que la parte estratégica de la organización implemente aplicaciones gratuitas como lo son Wunderlist, To do list, Evernote, Aplicaciones de Google, entre otros; las bondades de dichas aplicaciones es que son multiplatoforma y tienen una sincronización excelente, ideal para trabajar en proyectos o en procesos de la empresa, logrando así una baja inversión y una gran beneficio, que permite que las empresas sean más competitivas.