Descubre cómo organizar un evento de Hip Hop

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Conoce los aspectos generales a tener en cuenta a la hora de emprender la organización de estos espacios.

Por, King El Profeta

La gestión de eventos, actividades e iniciativas en el Hip Hop es uno de sus factores fundamentales, se podría decir que es de los pilares clave para proyectar nuevos talentos y expandir la cultura a más personas.

A pesar de que todos los agentes de este circuito cultural (artistas, productores, beatmakers, etc.) son de suma importancia, es sobre los gestores donde recae la responsabilidad de crear escenarios y plataformas con el fin de que todo ese talento pueda mostrarse y brillar, así como de dar la cara ante entidades, empresas u otras organizaciones y conseguir recursos para ello.

Gestionar no es más que la ejecución de acciones para conseguir un fin. Por consiguiente, cuando hablamos de gestión de eventos nos referimos a todo lo que debemos llevar a cabo para que la actividad que deseamos pueda realizarse.

El día de hoy me gustaría compartir contigo algunos de los aspectos generales y básicos que debes tener en cuenta si deseas organizar un concierto de rap, así como sus etapas, desde mi experiencia en la gestión local de la ciudad de Barranquilla.

Este post está dirigido a personas que desean dar sus primeros pasos en la gestión cultural con eventos, más que todo conciertos, relativamente pequeños y no tan costosos de realizar.

Si deseas realizar un evento de rap, debes saber que toda actividad o proceso normalmente pasa por las siguientes etapas:

DISEÑO 

A pesar de que como espectadores podemos pensar que casi todos los conciertos pequeños de rap tienen estructuras y conceptos parecidos, o no se hacen con un motivo aparente, la realidad es que no es así; todos los conciertos (al menos los bien organizados) siempre tienen un objetivo, ya sea promocionar un disco, unificar públicos, recolectar fondos o conmemorar determinado suceso; el hecho es que siempre tienen una razón de ser, más allá que solo colocar artistas a presentarse. Es por eso que lo primero que debes pensar para comenzar a diseñar una actividad es en el trasfondo, el motivo, lo que yo considero el “Porqué” de hacer un evento, pues de eso dependerán otros aspectos, como la estrategia de difusión, los artistas que incluirás, incluso el lugar a realizarlo, entre otros, ya que será el eje central de todo.

Para comenzar a diseñar al menos en ideas tu evento debes responder las preguntas:

¿Qué tipo de concierto quiero? 

¿Por qué deseo realizarlo?

Un ejemplo real fue la actividad “MUSAS: EL PODER DE LA PALABRA” la cual su primera edición se realizó el día 22 de septiembre de 2018. El “Porqué” de ese evento fue visibilizar y engrandecer las letras que se encuentran en la música rap; considerábamos que muchos raperos de la ciudad tenían las condiciones literarias para proyectar sus escritos, canciones o poemas en espacios más allá que solo conciertos, y de ahí nació la iniciativa “MUSAS”, que más que un concierto fue un espacio donde los artistas de rap recitaban sus letras con el fin de apreciarlas de una mejor manera y de paso alcanzar a personas ajenas al público tradicional del rap en un escenario distinto a los comunes de este género.

En esta etapa de diseño también es necesario definir el nombre del concierto, se recomienda que sean nombres fáciles de recordar o identificar, y obviamente tengan relación con esa idea central de la que hablábamos.

El “Porqué” de tu evento es el norte que este debe seguir, el “sabor de tu actividad” y lo que al final te dirá si se cumplió o no. Y normalmente nace de necesidades, ya sean tuyas como artista o gestor, de tu colectivo, de la cultura Hip Hop local o de la sociedad en general; así que si buscas un motivo para realizar un evento puede que se encuentre ahí fuera.

PLANEACIÓN

Luego de que dejaste volar tu imaginación y encontraste ese “Porqué” de tu evento, es hora de aterrizarlo, comenzar a hacerlo real y a solventar todo lo que se necesita para ello. Es aquí donde arranca la etapa de PLANEACIÓN que inicia plasmando de manera clara cada detalle y aspecto que necesita tu evento para que sea un éxito; entre los aspectos más comunes de la planeación se encuentran:

Fecha tentativa: preferiblemente un fin de semana, puesto que la mayoría de personas tiene más disponibilidad en esos días. Si el evento tendrá un carácter pago es recomendable realizarlo fines de semana cercanos a la quincena (del 15 al 18 o del 30 al 5 de un mes) pues hay mayor posibilidad que tus potenciales asistentes cuenten con dinero para ir entre esas fechas.

Público potencial: es importante saber qué tipo de asistentes esperamos tenga nuestro evento; datos como edades aproximadas, preferencias musicales, gustos, hábitos e incluso estrato social, tienen su importancia vital; pues esto definirá también en gran parte qué lugar, qué tipo de artistas y hasta cuanto puedes cobrar por una entrada, así como qué cosas se podrán hacer y que otras definitivamente NO en tu evento.

Lugar/ Locación: El lugar donde hagamos nuestro evento también puede estar condicionado a lo que deseemos y a quienes esperamos, así como de nuestras condiciones económicas; si deseas que en tu concierto puedan asistir menores de edad, de entrada sabes que un lugar como una discoteca o un bar será contraproducente y te puede generar inconvenientes tanto a ti como al lugar; o si tu intención es que la gente se sienta libre de fumar cigarrillo por ejemplo, un teatro u otro lugar cerrado con aire acondicionado no será el adecuado. ¿Te das cuenta la importancia de saber qué público esperamos? También la ubicación del lugar es fundamental para el éxito de tu evento, si tus potenciales asistentes no logran ubicar de manera clara el sitio o las rutas para llegar allá, lo más probable es que no asistan. Intenta siempre buscar sitios centrales, que la mayoría de personas de la ciudad identifiquen o cercanos a lugares de referencia, y preferiblemente en barrios donde crees que hay mayor cantidad de esos potenciales asistentes que antes ya has identificado.

Nota: La realización de eventos en espacios públicos como parques, plazas u otros, tiene un trámite distinto, debido a que existen leyes y reglamentaciones en la mayoría de estos lugares para la ejecución de actividades musicales o culturales.

Sonido: Si deseas realizar un concierto este es un factor significativo a tener en cuenta, pues determinará la experiencia de tus asistentes. Debes saber que cuando alguien decide ir a un evento o actividad está sacando de su tiempo, dinero y disponibilidad por ir a vivir una experiencia, en este caso musical, y no será para nada grato ir a un lugar donde quizás haya buenos artistas pero que no se entiende nada de lo que dicen, ya sea por la mala acústica del sitio o en su defecto las malas condiciones de sonido. En ocasiones no se tienen los recursos para un SÚPER sistema, pero condiciones de sonido decentes y personas con conocimientos técnicos en esta rama puede bastar para que las personas disfruten el concierto. Y aunque esto parezca obvio y apenas lógico de pensar, creo que es necesario resaltarlo, pues créeme, he ido a conciertos donde los parlantes parecen resfriados y con ronquera. Eso le resta o suma muchos puntos a tu actividad y esa buena o mala experiencia sonora puede ser crucial a la hora de que desees realizar otro evento.

Horario: El horario está ligado al lugar y al concepto del evento, hay conciertos tipo “Pool Party” o “Beach Party” que normalmente se realizan en la mañana o muy tarde en la noche hasta el amanecer, pero también es necesario saber la disponibilidad del lugar y más importante aún, la de nuestro público asistente; a ciertas horas de la noche por ejemplo el transporte tanto de ida como de vuelta se hace más dificultoso en diferentes lugares y eso podría ser un factor que afecte el aforo de tu actividad. Otro aspecto que es bueno saber y comunicar públicamente es la diferencia entre la hora en que se abren las puertas del lugar y la hora en que comienza el evento en sí, para no tener malos entendidos o inconformidades con el público o los artistas.

Artistas: Son la razón por la que alguien se anima a ir o no a un concierto, por ende es necesario que con anterioridad te comuniques con ellos, mirar las condiciones que piden, pagos, requerimientos técnicos, entre otros, así como establecer acuerdos de difusión por parte de ellos, pues de eso depende en gran medida que la información sobre tu evento alcance a más personas. También debes tener en cuenta que el tipo de música de los artistas vaya también acorde al público y al concepto del evento. Si tu evento por ejemplo tiene el fin de dar un mensaje de NO A LAS DROGAS, no tiene sentido invitar artistas los cuales sus letras sean contrarias a este concepto. Este criterio lo debes aplicar dependiendo el eje central de tu actividad.

Difusión / Publicidad: La difusión es la manera en que comunicas la información de tu evento, ya sea vía redes sociales, voz a voz, o publicidad física; el hecho es que si deseas que tu actividad sea un éxito es necesario hacerle la mayor “Bulla” o “Ruido” posible; de otra manera podrán estar los mejores artistas pero nadie se enterará de eso. Este elemento en particular es un punto débil que he notado en los eventos de Barranquilla; aunque parezca increíble he visto eventos los cuales publican el Flyer uno o dos días antes de la fecha y luego se preguntan por qué fue tan poca gente. Debemos entender que a pesar que comuniquemos a nuestros amigos y publico cercano sobre la actividad, siempre será necesario y beneficioso una buena difusión; cosas como una pieza gráfica clara, y entendible para cualquier persona es primordial; de la misma manera que sea publicada y compartida con tiempo de antelación, preferiblemente uno o dos meses antes de la fecha; de esa manera las personas interesadas tienen tiempo de programarse en tiempo y dinero para asistir e incluso para invitar a más personas; también es necesario que las publicaciones de la actividad se realicen de manera constante, para mantener a las personas interesadas al pendiente. Una buena estrategia es la creación de eventos virtuales en Facebook, y si se tienen los recursos algo de publicidad paga en redes sociales. Recuerda que nadie va a una fiesta si ni siquiera sabe que hay una.

Nota: Algo para tener en cuenta es que muchas veces por redes sociales a pesar de que publicamos una pieza e información clara, siempre hay gente algo despistada que pregunta cosas básicas como el lugar, la hora, el precio de la entrada; por más tediosa que parezca esta tarea es necesario responder todas esas dudas cuantas veces sean necesarias, siempre debe haber disposición de parte de nosotros como organizadores para aclarar cualquiera de esas incógnitas.

Staff: El staff es ese grupo de personas encargadas de ayudarte en la parte logística, seguridad y contingencia del evento; son tus ojos dentro de la actividad y los que al igual que tu deberán velar por que esta siga su curso normal. Dependiendo de qué tan grande y compleja es la actividad así será el número de personas que necesitarás como apoyo y los roles que cubrirán. Entre los más comunes se encuentran los roles de seguridad, apoyo a los artistas, el personal de la entrada encargado de recibir el dinero o en su defecto las boletas, e informadores o guías. Lo más recomendable es que este personal mantenga constante comunicación con el responsable del evento para así poder actuar en caso de suceder alguna eventualidad fuera de lo planeado.

Cubrimiento Audiovisual: No solo es hacer el evento, es que quede evidencia que de lo hiciste, “gritar” a todos que fue un éxito; el tener evidencia audiovisual (Fotografías, videos, audios) te abrirá puertas más adelante, te dará un soporte y será tu carta de presentación si en un futuro deseas solicitar apoyo a patrocinadores, empresas, el distrito o cualquier otro agente del circuito cultural; actividades exitosas y que generen impacto, así como su respectivo soporte audiovisual es lo que poco a poco te irá dando “kilos” y credibilidad en este campo de la gestión y organización de eventos; por esta razón es valioso tener en tu equipo de staff personas que se encarguen de esta parte en particular; estamos en mundo donde como dicen por ahí “todo entra por los ojos”, y la manera en que muestres lo seria y buena que es tu gestión, es lo que animará a otros  a apoyarte, interesarse por tu trabajo y creer en tus metas. Mi colectivo y yo somos fieles testigos de eso.

Para finalizar con la planeación, es bueno que lleves un control de todos estos aspectos y otros que creas necesario plasmar en la etapa de planeación, y hacer una especie de Check-List donde puedas proponer fechas específicas para que esos aspectos se encuentren solventados y confirmados de cara a tu evento; en la actualidad existen muchas herramientas digitales y aplicaciones que te ayudan precisamente a graficar todos estos elementos y tener un mayor control de ellos, aunque una hoja de Excel bien organizada también puede funcionar.

EJECUCIÓN

Llegó el momento, has logrado llevar a cabo de manera exitosa todo lo que te has propuesto y determinado en la planeación de tu evento; estás a un día de la fecha indicada y listo para su EJECUCIÓN; han sido varias semanas de trabajo y de no dejar al azar ningún detalle; tu recompensa será la satisfacción de darle una buena experiencia al público, tu reconocimiento como un buen organizador y por qué no, una utilidad económica en caso de que el aforo esperado se cumpla (De ser un evento pago).

Para que el evento mantenga un curso aceptable y normal, es necesario estar concentrado al 100% en todo lo que sucede, aquí es donde toma importancia tu personal de staff; por eso es recomendable reunirse unos días antes de la actividad para repasar cada detalle de esta y como se tiene esperado se desarrolle. Confirmar todos los factores de la planeación y diseñar estrategias de contingencia en caso de que algo no se de cómo se tenía previsto.

El día de la actividad es importante estar con horas de antelación en el lugar donde se realizará, probar el sonido, las luces y estudiar el sitio, sus salidas, los lugares que solo podrá estar el personal autorizado, entre otros.

Esto parecerá obvio pero hay que procurar que no se presenten riñas o peleas, constantemente recordarle al público que cuide el lugar y todo lo que puede estar a su alrededor, para que eventos así se puedan seguir repitiendo. Para nadie es un secreto que la música Rap y la cultura Hip Hop han cargado por mucho tiempo con estigmas y prejuicios de diversas formas y por muchos motivos (propios y ajenos), por ende es necesario dar la mejor imagen de tu actividad a todos los involucrados en ella, artistas, público, establecimiento, autoridades y sociedad.

EVALUACIÓN

Esta etapa es la que te dirá que tan exitoso fue tu evento desde diferentes puntos de vista, si alcanzaron las expectativas artísticas, sociales o económicas, o sino, por qué no se lograron y qué faltó para cumplirlas.

Después de una actividad como esta, por más pequeña que parezca, siempre es recomendable sentarse a analizar y evaluar cada detalle de la actividad. Existen diferentes indicadores que nos darán una especie diagnóstico general del evento. Entre ellos se pueden destacar:

  • Cantidad de asistentes.
  • Impresiones y comentarios del público.
  • Opiniones y sugerencias del lugar.
  • Cantidad de dinero recogido (Boletería)

Todos estos datos más adelante nos servirán para que futuras actividades se desarrollen de una mejor manera; aunque un evento parezca exitoso, siempre habrá cosas por corregir o reforzar; el camino de la organización de eventos es un crecimiento y aprendizaje continuo, por ende en esta etapa será necesario ESCUCHAR y OBSERVAR, de manera objetiva.

 GESTIÓN DE RECURSOS

Sea un evento público o un evento pago es sumamente importante disponer de alguna cantidad de recurso económico; aunque se puede realizar un concierto a partir de solo colaboraciones, alianzas o patrocinios (Este tema lo podemos tocar en otro post con mayor detenimiento), siempre es recomendable contar con un monto de dinero propio; algo que debes saber cómo gestor es que siempre se generarán gastos imprevistos, así sean mínimos y que son necesarios solucionar al instante. Para esto es necesario tener un presupuesto detallado de los aspectos fundamentales de nuestra actividad. Aunque el presupuesto y la gestión de recursos hacen parte de la planeación lo he dejado de último porque no es algo que solamente abarque esta parte, sino de todo el proceso de realizar un evento; la gestión de recursos es la verdadera base para que nuestro proyecto se haga realidad.

Es característica primordial de un buen gestor, precisamente el poder convencer a más personas o entidades de creer en sus proyectos, sea cual sea el fin o su “Porqué”, y aunque parezca difícil, en este camino nos podemos sorprender de cuántas personas están dispuestas a tendernos la mano si sabemos llegar a ellas de la manera correcta; Es cuestión de que creas en tu proyecto y no darte por vencido, o detenerte a la primera puerta que se cierre; mi grupo tiene un pensamiento y es que “Aunque parezca que puertas no se abren al primer llamado, muchas veces quedan entreabiertas para que más adelante, con más impulso se puedan abrir completamente”. Esta es la parte más complicada de la gestión de eventos, pero es posible.

Ahora te dejaré este pequeño esquema que ilustra un poco mejor todo lo que hemos hablado en este post.

Un evento es una construcción que debe cimentarse en bases solidas

En conclusión, la gestión de eventos es un tema que exige responsabilidad, pasión y compromiso en lo que hacemos; en lo personal es una de las experiencias más enriquecedoras que me ha dado el Hip Hop; más que solo cantar, tener la oportunidad de crear espacios para mi cultura no tiene precio. A pesar de todo lo que aprendemos es bueno entender que la gestión no es una camisa de fuerza para nadie, ni algo obligatorio, yo lo considero como algo que nace desde tu interior con el deseo de dar lo mejor de ti por ver crecer esto y que no puede obligar a nadie a que lo mire de la misma forma que tú. Al principio puedes sentir que estás caminando solo, que estás brindado más de lo que recibes, o que los esfuerzo que realizas no son valorados por nadie, pero con el tiempo te darás cuenta que puedes estar más acompañado de lo que te imaginas y que hay muchos en silencio admirando y respetando lo que haces. Eso es gratificante. Mi consejo final es que no mires la gestión como algo impuesto, tómalo como una experiencia de crecimiento personal y cultural, pues no hay nada mejor que tirarse en una cama cansado, pero feliz, pues sabes que has aportado un granito de arena por eso que tanto amas.

Esto es todo lo que tengo que compartir por hoy, espero haya sido de ayuda para ti que deseas comenzar en esto de la gestión. Puedes comentarme que otros aspectos consideras importantes en la organización de un evento (dejaré abajo el link de mi Blog),  o sobre qué tema te gustaría que tratara en torno al Hip Hop más adelante. La mejor energía para ti.

https://kingelprofeta.wordpress.com

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Chachareros

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